AI面接ツールと採用管理システムを別々に導入すると何が起きるか

別々に導入したときに起きること

AI面接ツールと採用管理システムを別々に使っていると、面接が終わった時点で、結果はAI面接ツールの中にあります。選考を進めるには、その結果を採用管理システムの候補者情報にも反映させます。この使い方で起きることがあるのは、次の4つです。

• 転記が発生する：自動で入らないと、評価結果やコメントを、担当者が見ながら手で写す。応募が多い時期ほど負担が増える
• 選考状況がずれる：自動で入らないと、AI面接は終わっているのに、採用管理システムではまだ「書類選考中」のままになる
• 同じ人が二重に登録される：応募経路が複数あると、AI面接ツールと採用管理システムで別人として扱われることがある
• 通知が分かれる：応募と面接完了の通知がそれぞれのシステムから届き、選考の全体を見る場所が2つになる

こうした作業に時間を取られるぶん、AI面接で減らせる時間は小さくなります。

「連携できます」の中身を確かめる4つの質問

製品ページに「連携対応」とあっても、何ができるかは製品によって違います。提供会社には、次の4つを具体的に聞きます。

2つ目の質問への答えが点数だけなら、「なぜこの評価なのか」を見るたびに、AI面接ツールの画面を開くことになります。採用管理システムで候補者の情報を一元管理するために、評価の理由まで渡るかを聞いておきます。

AI面接と採用管理が一体のサービスにも、デメリットはある

• 既存の採用管理システムを全社で導入していたり、人事システムと連携させていたりすると、簡単には乗り換えられないことがある
• AI面接の機能だけでは選べず、採用管理の使いやすさも比べることになるため、検討の手間が増える
• 既存システムに蓄積したデータの移行を考える必要がある

逆に、採用管理システムをこれから入れる会社や、応募者の管理をExcelやスプレッドシートとメールで回している会社は、一体のサービスを選べば、システムどうしをつなぐ設定が要りません。QRUUは対話型のAI面接と応募者管理をひとつのサービスとして提供しているため、面接結果は評価の根拠となる発言の引用つきで、そのまま候補者の情報として残ります。転記は発生しません。ただし、応募のときと違うメールアドレスで面接を受けた人は、別の候補者として登録されることがあり、あとから統合の操作が要ります。

既存の採用管理システムを残したままQRUUを使うなら、面接が終わった時点のAIの判定、評価項目ごとの点数、評価のコメントを、Webhookでそのシステムへ自動で送れます。同じ内容は、APIで取りに行くこともできます。どちらも、そのシステムの側で開発が必要です。録画や文字起こしは含まれません。開発をしない場合は、CSVの書き出しと取り込みになり、手作業が残ります。

判断の順序

• ステップ1：いま応募者の管理を何で行っているかを確認する（採用管理システムか、Excelやスプレッドシート、メールか）
• ステップ2：採用管理システムを使っているなら、乗り換えられるかどうかを先に確かめる。それによって比べる候補が変わる
• ステップ3：既存のシステムを使い続けるなら、面接の結果をそのシステムへどう渡せるかを、4つの質問で比べる（一体のサービスをつないで使う場合も同じ）
• ステップ4：乗り換えられる、またはこれから採用管理システムを入れるなら、一体のサービスも含めて比べる
• ステップ5：どちらでも、面接が終わってから次の連絡を出すまでの流れを、実際の画面で試す

面接のあとに担当者の作業が残るかどうかは、機能一覧の「連携対応」の印だけでは分かりません。ステップ5では、トライアルや操作デモの場で、面接1件分の流れを一通り試します。ツールを比べる際の観点はAI面接ツールの選び方、費用の比べ方はAI面接の費用にまとめています。